有使用者的参与的BI才算成功导入

2020-01-02

以企业的营运角度而言,和利润直接相关的IT系统如进销存管理,往往容易获得企业主管的支持,而像BI这种策略性、分析性的辅助工具,有时就被视为可有可无。

 

分析企业导入BI的原因,通常是因为信息取得不便利、不完整。像是过去永准公司在取得报表速度跟不上企业需求,这种已经影响到营运的情况,通常比较容易获得主管支持,但如果是希望借助BI提升企业在决策方面的能力,恐怕要获得主管首肯就没那么容易。

 

IT主管如果评估BI系统的确能协助企业改善营运,获得主管支持的方法便是提出对企业营运所能带来的效益,藉此取得主管认同。顶好超市在BI导入过程中,前置工作花了一年,其中一半时间在评估解决方案,另外半年则是与主管沟通BI的效益,最后在明确诉求导入BI可以降低库存与增加毛利,案子最后才得以通过。

 

另外如果有同业或国际性集团的其它分点有成功的导入案例,通常也是说服主管的好方法。在这点顶好超市也由于香港的分点有导入的案例,不但有助于主管同意,在实际导入过程中,包含ETL流程、程序、接口都能向香港方面学习,连提供给员工参考的操作手册也是在香港办公室的基础上增修而成,减少不少导入时可能会发生的障碍。

不少人认为,BI系统成败不是在成功上线那一刻,反而是导入之后,员工是否肯使用、活用才是关键。没有人用的BI系统,就没有任何智能可言。

 

要让员工能积极参与,在导入过程中就得了解使用者的需求,要尽量建置将他们所需的数据维度,然而不合理的需求也必须与使用者沟通。例如想透过一张报表可以含括所有信息,但是这样的报表不见得容易解读,这时就要试着扭转使用者的观念,让他们了解为什么办不到,或者协调较复杂的报表,留待晚一点的阶段再行建置。

 

导入之后则必须鼓励员工使用,除了办理说明会或教育训谏课程之外,也可以在各个部门训练一、两位进阶使用者,由他们引导同事使用。顶好超市便是利用这种方式,不但可以降低IT部门的负担,而且更能切中实际分析。

 

顶好超市还设计了统计机制,让主管了解员工使用BI系统的次数、时数,建立的报表数量,除了可以奖励表现杰出的员工,无形中也让员工为了绩效而积极去使用系统,达到使用者运用系统的目的。

 

跟其它系统一样,BI系统导入会影响到原有的企业流程,像永准公司虽然在营业部门成功推动BI,但在其它部门推广时,就会遇到有些人就是习惯AS400文字型的操作接口,或是习惯看打印出的报表。深圳烟酒也因为信息透明化,系统控管严格,导致过去能够进系统修改数据或像透过塞单冲业绩的方式,现在都不可行,也会让使用者有所抱怨。

 

像这些情形,有些需要使用者改变过去习惯,有些是要使用者改变观念,修正过去积非成是之处,这些都是IT技术之外必须努力的地方,才不会因为使用者反弹、不配合,而导致系统闲置。

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