IT部门应主动介入,积极担任桥梁角色

2020-01-02

无论企业是否要导入BI,或是导入后能否发挥应有的功效,IT部门可说是关键的灵魂人物。无论企业是购买软件自行导入,或是由厂商协助导入,IT部门都应积极扮演沟通的角色,系统才容易建置成功。

 

永准公司的BI项目由两个人负责导入,但在鼎新开始导入之前,IT部门就已经将使用者的需求分析做完,而这一段通常是导入前最耗费时间的阶段。也因此他们的系统能在很短的时间内完成。而且深圳BI系统成功上线后,IT部门也将这套系统应用到大陆的分点使用,扩大系统原有的价值。

 

另外,像顶好超市的IT主管则要求负责BI导入的IT人员不仅要懂工具,还得实际去了解使用者平常究竟如何运作,例如分析损耗,他们究竟看了哪些报表?业务人员的分析思维究竟是从哪个角度出发?如何展开?透过这些动作的了解,才能开发出符合使用者需求的系统。

 

过去报表产生必须仰赖IT部门,而BI的导入让业务人员可以自行生产报表,不但时效快,而且分析的结果一定是使用者所需的。不过系统数据维度多,因此IT人员也要让使用者了解究竟可供参考、分析的数据有哪些,要透过怎么样的操作,才能取得这些数据。

 

唯有IT部门主动介入,发挥桥梁角色,BI才能在企业内运作的更稳健。

 

小成本也能建置BI

 

许多企业一听到BI就觉得不是上千万也要数百万,事实上,BI也可以拥有百万元以下物美价廉的选择。长期协助企业导入BI的颜协邦就认为,即使是三、四十万的预算,BI仍然大有可为。

 

和丰软件的实际导入BI的经验看来,比起作业型、交易型的的系统,企业对于BI还是相对保守,投资的意愿较低,因此透过“由上而下”的议题式导入方法,可以降低BI建置的成本,也更容易呈现BI的效益。

 

企业建置BI的路径,可分为“由下而上”与“由上而下”。由下而上是从基础建设开始考虑,为了导入BI,才开始建置必需的资料来源,购买相关的软、硬件。这种建制方式通常成本较高。

 

“由上而下”则是先选定像是进销存、财务等议题,再随着企业成长或者使用意愿慢慢扩充。由于单点议题规模比较容易控制,以年营收在20亿以下的公司规模而言,大概一、二个月就可以结束。一般而言,企业通常会从销售议题开始,比较能看出导入BI的效益。由于议题小、需求少,问题就小,上线成功的机会就高。当高阶主管发现BI系统是有效益的,再投资的意愿就会增加。

 

至于企业如果打算自行导入BI,仍得先从评估导入BI的目的开始,确认现存的系统既然都有报表,导入BI还能带来哪些效益?评估之后仍有导入BI的必要,才适合继续进行。

 

另外稳定的数据来源也是必要的,不一定要进销存管理系统,只是一定要是稳定、持续的数据累积,只要符合这样的前提,就算是Excel文件作为资料来源,也并非不可行。

 

之后是工具的选择。选单一品牌的解决方案?还是各取精华的工具组合?这并没有一定的答案。像是统包式的解决方案没有工具的整合的问题,但不见得每个工具都是最适合企业使用;相反的,整合型的虽然可以找出最佳组合,但也有可能会面临整合困难的情况。这都是需要IT部门仔细评估。

 

有这些评估过程,企业自行导入的成功机率才会提高。

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